1. Resumen ejecutivo: PROMACC Limitada, en cumplimiento de lo previsto por la Ley 1581 de 2012, sobre la protección de datos personales, la cual tiene por objeto “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos”, informa a todos sus clientes, proveedores, empleados y demás personas que se encuentran como titulares en nuestras bases datos, que PROMACC Limitada, respeta la confidencialidad y seguridad de la información. Por tal motivo preserva los datos que usted nos ha proporcionado de manera directa o mediante el uso de medios electrónicos, entre otros mecanismos. PROMACC Limitada, en su calidad de poseedor de la información, garantiza que ésta será utilizada únicamente en estricto ejercicio del desarrollo de su objeto social y con su autorización para las siguientes finalidades: mantener comunicación, envío de correspondencia, mensajes, comunicados, certificaciones o similares, proveer o ser provistos de servicios y/o productos, evaluación de calidad del servicio y cumplimiento de obligaciones contractuales con nuestros clientes. El objetivo es poner a disposición de los titulares de los datos y de otros interesados, un documento con las políticas de tratamiento de la información y los datos personales recolectados como parte de las actividades comerciales desarrolladas por PROMACC Limitada. En este documento se resumen los derechos consagrados en la ley y en la constitución, las finalidades del tratamiento y los canales de comunicación disponibles para atender consultas y reclamos.
2. Responsable del tratamiento: PROMACC Limitada, establecida en la ciudad de Bogotá, cuyo sitio web es www.promaccltda.com.co, dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 es responsable del tratamiento de datos personales de los titulares respecto de los cuales obtenga autorización, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma.
3. Generalidades:
3.1 Marco legal: • Constitución Política de Colombia (Artículo, 15) • Ley 1581 de 2012 • Ley 1266 de 2008 • Decreto 1377 de 2013 • Decreto 1727 de 2009 • Sentencia de la Corte Constitucional C –1011 de 2008 • Sentencia de la Corte Constitucional C – 748 de 2011 3.2 Origen de la información: Los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de PROMACC Limitada, pueden provenir del portal web www.promaccltda.com.co, negociaciones comerciales y formularios autorizados por el cliente, empleado o proveedor, para fines objeto social de la empresa.
3.2 Terminología básica: Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta la siguiente terminología: Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Usuario: Sujeto involucrado en el tratamiento del dato. Dato público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Dato privado: Es el que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia para el tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. Transferencia: Comunicación de datos personales a otro receptor que a su vez actúa como responsable ubicado por fuera de Colombia. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada para informar al titular o responsable del tratamiento de sus datos personales; las políticas que tiene PROMACC Limitada, al respecto, incluyendo la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
4. Derechos de los titulares: PROMACC Limitada, reconoce y garantiza, los siguientes derechos de los titulares de datos personales, en concordancia con todo lo dispuesto en la presente política: • Acceder, conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales frente a PROMACC Limitada, como responsable o encargado del tratamiento. • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos exceptuados por la ley. • Recibir información sobre el uso de sus datos personales. • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. • Conocer a la dependencia o persona facultada por PROMACC Limitada, frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales. • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
5. Deberes como responsable o encargado: En el tratamiento y protección de datos personales, PROMACC Limitada, tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia: • Garantizar al titular todos los derechos mencionados anteriormente y otros consagrados en la ley. • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la autorización otorgada por el titular. • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. • Dar cumplimiento a los principios rectores del tratamiento de datos personales. • Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. • Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
6. Tratamiento: A través de esta política, PROMACC Limitada, en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra. La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales PROMACC Limitada, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad hayan suministrado datos personales. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria, y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones. PROMACC Limitada, se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. Las bases de datos que PROMACC Limitada, obtiene, no se venden, ni se alquilan a terceros y son mantenidas con la mayor privacidad posible, acceso restringido con usuario y clave y administrador.
7. Finalidades: Los datos personales conservados dentro de las bases de datos de PROMACC Limitada, podrán ser utilizados para: 1) El desarrollo de diversos procedimientos relacionados directamente con su objeto social. 2) Mantener a los clientes y demás interesados informados respecto a las condiciones de prestación de servicios. 3) Informar sobre actualizaciones en nuestros productos o servicios. 4) Ofrecer Información relevante adicional sobre nuestros productos o servicios. 5) Para mantener comunicación con sus clientes, con miras a la prestación de un mejor servicio. 6) En virtud del desarrollo de la relación contractual que vincula a la compañía con el cliente. 7) Para el cobro de cartera. 8) Con el fin de adoptar medidas para prevenir el desarrollo de actividades ilícitas y para otros fines tributarios de acuerdo con lo dispuesto por la ley. Es deber del cliente garantizar la veracidad de los datos facilitados por él y de aquellos por los que es responsable. PROMACC Limitada, se reserva el derecho de tomar las medidas necesarias en caso de falsedad o inexactitud de dichos datos. PROMACC Limitada ha adoptado las medidas de seguridad a su alcance, a nivel técnico y administrativo, con miras a proteger los datos bajo su responsabilidad, sin embargo, el cliente debe entender que dichas medidas no son inexpugnables y están en un proceso de revisión y mejora permanente.
8. Vigencia del Tratamiento: El tratamiento de los datos personales tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades, o el periodo de vigencia que señale una causalegal, contractual o jurisprudencial de manera específica.
9. Autorización: Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, así como en las demás normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen, en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular PROMACC Limitada la solicitará al momento de la recolección de la información. La autorización deberá ser expresa, bien sea de manera oral, escrita o mediante conducta inequívoca, e informada, en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
10. Principios rectores del tratamiento de datos personales: Principio de legalidad: El tratamiento de datos en PROMACC Limitada debe obedecer a fines legítimos y debe sujetarse a lo establecido en la Ley. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a las finalidades dispuestas en las políticas de tratamiento de la información y únicamente para la realización de las actividades encargadas por el responsable o titular de la información. Principio de libertad: El tratamiento solo se ejercerá con consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos no podrán serdivulgados sin el consentimiento previo o autorización judicial. Principio de veracidad o calidad: La información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Principio de transparencia: PROMACC Limitada garantiza a todos los titulares de datos el derecho a acceder y conocer la información de ellos que está siendo objeto de tratamiento. Principio de acceso y circulación restringida: El acceso a la información será restringido de acuerdo con la naturaleza del dato, las autorizaciones del titular y los procedimientos definidos en el presente manual. Principio de seguridad: La información tratada por PROMACC Limitada será protegida con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Principio de confidencialidad: PROMACC Limitada garantiza la reserva de la información durante y después de finalizado el tratamiento de los datos. Los datos solo podrán ser comunicados a terceros cuando la ley lo permita o previa autorización del titular.
11. Procedimientos para que los titulares ejerzan sus derechos: En cumplimiento de la ley de protección de datos personales y de acuerdo con el objeto de esta política de tratamiento de datos, los derechos del titular son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, oposición y/o cancelación de sus datos personales; y lo podrá hacer de manera parcial o total enviando notificación escrita dirigida a informes@promaccltda.com.co
12. Atención de consultas, reclamos y peticiones: Para atender efectivamente sus solicitudes en torno al tratamiento de sus datos, se establecen los siguientes canales de comunicación que están a disposición de los clientes y titulares de los datos para cualquier duda, queja o solicitud asociada a sus derechos según lo contemplado por la ley 1581 de 2012. Correo electrónico: informes@promaccltda.com.co PBX en Bogotá: (+57-1) 9210620 Dirección correspondencia: Calle 32 Sur No. 51D-31. Primer piso
13. Modificaciones: PROMACC Limitada se reserva el derecho de modificar o actualizar la presente política en cualquier momento y sin previo aviso. La versión actualizada de la política estará siempre disponible en el portal web de PROMACC Limitada, toda modificación tendrá vigencia inmediata desde su publicación en el portal web.